Intranet op maat. Eén centrale plek voor al je interne informatie.
Wij lossen op wat je interne communicatie kost: nieuws dat via losse WhatsApp-groepen gaat, collega’s die niet weten waar een document staat, en een team dat geen idee heeft wat er speelt in andere afdelingen.
Signalen dat je toe bent aan een intranet op maat
Hoe weet je of het tijd is om je interne communicatie te digitaliseren met maatwerk software? Dit zijn de signalen die we bij onze klanten het vaakst tegenkomen:
- Belangrijke informatie bereikt niet iedereen.
Nieuws en updates gaan via mail, WhatsApp of het prikbord, en collega’s op de vloer of buitendienst missen het gewoon. Er is geen centrale plek waar iedereen dezelfde informatie ziet. - Je medewerkers hebben geen eigen mailadres.
Bij productiebedrijven, bouwbedrijven of retail werkt lang niet iedereen achter een bureau met een eigen inbox. Standaard intranetoplossingen gaan er vaak vanuit dat dat wel zo is. - Documenten en protocollen zijn onvindbaar.
De laatste versie van een werkinstructie, verlofformulier of veiligheidsprotocol staat verspreid over de mail, een gedeelde schijf en iemands bureaublad. Niemand weet zeker of het de juiste versie is. - Je systemen praten niet met elkaar.
Uren, verlof, roosters, HR-gegevens en projectinformatie staan in losse systemen. Medewerkers moeten inloggen op vijf plekken voor iets wat in één overzicht zou moeten staan. - Je groeit, maar overzicht en betrokkenheid nemen af.
Wat met 20 medewerkers nog via de gang of een groepsapp ging, werkt niet meer met 100. Als nieuwe collega’s niet weten wie wat doet of waar ze moeten zijn, is het tijd voor een centrale digitale werkplek.
Intranet op maat in cijfers
1 platform
In plaats van 5 systemen
Nieuws, documenten, roosters en koppelingen samen op één centrale plek
24/7
Altijd toegankelijk
Op kantoor, thuis of onderweg, op elk apparaat beschikbaar
0 mailadres
Nodig per medewerker
Ook medewerkers zonder eigen inbox kunnen gewoon inloggen
Wat een intranet op maat voor jouw organisatie kan oplossen
Een intranet op maat klinkt abstract. Daarom een aantal concrete voorbeelden van wat we voor bedrijven bouwen:
- Een centraal nieuws- en informatieplatform
In plaats van losse mails en WhatsApp-groepen krijgt iedereen hetzelfde nieuws op dezelfde plek, met de mogelijkheid om zelf berichten te plaatsen, te reageren of belangrijke mededelingen verplicht te laten bevestigen. - Inloggen zonder bedrijfsmailadres
Voor bedrijven waarbij niet elke medewerker een eigen mailadres heeft, zoals in de bouw, productie of logistiek, bouwen we een inlogsysteem met gebruikersnaam en een admin die accounts en wachtwoorden centraal beheert. - Een digitaal documentenbeheer met rechten
Werkinstructies, protocollen en formulieren staan op één plek, altijd de laatste versie, met rollen en rechten zodat alleen de juiste mensen bepaalde content zien of aanpassen. - Koppelingen met bestaande systemen
We koppelen het intranet aan je HR-systeem, roosterplanning, ERP of CRM, zodat medewerkers verlof kunnen aanvragen, roosters kunnen inzien of projectstatussen kunnen volgen zonder tussen systemen te schakelen. Wil je dat medewerkers ook zelf verlof, loonstroken en declaraties regelen? Bekijk dan ons medewerkersportaal op maat. - Een sociaal medewerkersplatform
Naast de zakelijke functies bouwen we ook sociale features zoals een collega-zoeker, verjaardagenkalender, ideeënbus of een plek voor teamupdates, zodat het intranet ook echt gebruikt wordt.
Hoe wij een intranet op maat aanpakken
Bij Coddin beginnen we nooit met bouwen. We starten met begrijpen hoe jouw organisatie nu communiceert en waar de pijn zit. Wie heeft welke informatie nodig? Welke systemen moeten gekoppeld worden? En wat is de ideale digitale werkplek voor jouw medewerkers?
Daarna bepalen we samen de prioriteiten. Dan bouwen we in maandelijkse stappen zodat je elke maand al resultaat ziet. Geen project van een half jaar waarvan je pas op het eind iets ziet.
Wat levert een intranet op maat concreet op?
De voordelen van een goed werkend intranet zijn direct merkbaar.
Minder ruis iedereen krijgt dezelfde informatie op hetzelfde moment. Sneller vinden documenten, protocollen en collega’s zijn in seconden te vinden in plaats van via rondvragen. Meer betrokkenheid medewerkers voelen zich onderdeel van het bedrijf, ook als ze niet achter een bureau zitten.
Als je merkt dat belangrijke informatie mensen niet bereikt, of dat nieuwe medewerkers weken nodig hebben om de weg te vinden binnen je organisatie, is het tijd om naar een intranet op maat te kijken.
Waarom kant-en-klare intranetplatforms vaak niet blijven werken
Veel bedrijven beginnen met een standaard intranetpakket of een SharePoint-omgeving. In het begin werkt dat prima. Maar naarmate je organisatie groeit of specifieker gaat werken, ontstaan er scheuren.
Standaardplatforms gaan uit van een gemiddelde organisatie met een gemiddelde structuur. Zodra jouw bedrijf werkt met medewerkers zonder mailadres, specifieke goedkeuringsworkflows of koppelingen met branchesoftware, loop je tegen de grenzen van het pakket aan. Aanpassingen zijn duur, traag, of gewoonweg niet mogelijk binnen de standaardstructuur.
Ook een update van het onderliggende platform kan ervoor zorgen dat eerder gebouwde aanpassingen stuk gaan. Dat is het moment waarop bedrijven op zoek gaan naar een intranet dat wél volledig aansluit op hun manier van werken, en dat meegroeit zonder dat je afhankelijk bent van de roadmap van een softwareleverancier.
Laten we kennismaken
Loop je vast op je interne communicatie? Jonathan denkt graag met je mee
We denken graag vrijblijvend mee. Vertel ons waar je tegenaan loopt en we kijken samen naar de mogelijkheden.
Jonathan Veenhuizen
Nog vragen?
Veelgestelde vragen over intranet op maat
Een intranet op maat is een intern platform dat specifiek voor jouw organisatie wordt gebouwd, in plaats van een standaardpakket waarbij jij je aanpast aan de software. Het is de centrale, afgeschermde plek waar medewerkers toegang hebben tot nieuws, documenten, tools en onderlinge communicatie.
In de praktijk zien we dat de behoefte aan een intranet op maat vaak begint bij een herkenbaar probleem. Nieuws dat via losse WhatsApp-groepen gaat. Werkinstructies die op vijf verschillende plekken staan, waarvan niemand weet welke actueel is. Of medewerkers zonder eigen mailadres die niet kunnen inloggen op standaardoplossingen.
Dit soort situaties komt voor bij vrijwel elke groeiende organisatie. In het begin lijken ze beheersbaar, maar op een gegeven moment kosten ze meer tijd en duidelijkheid dan je zou willen.
Dat hangt volledig af van de complexiteit: het aantal gebruikers, het aantal koppelingen met bestaande systemen en de gewenste functionaliteiten. Een eenvoudig intranet met nieuws en documentenbeheer begint bij een ander prijspunt dan een platform met meerdere gebruikersrollen, koppelingen naar HR- of ERP-systemen en maatwerk workflows. We denken altijd vrijblijvend mee en geven een realistische inschatting op basis van jouw situatie.
De meeste intranetprojecten duren 3 tot 6 maanden. We werken in maandelijkse sprints, zodat je elke maand een werkend onderdeel ziet. Bij een eenvoudiger intranet kan een eerste versie al na 6 tot 8 weken live staan.
Ja. We bouwen regelmatig koppelingen met HR-systemen, roosterplanning, ERP-systemen (Exact, AFAS, SAP), CRM-tools en tools zoals Teams of Outlook. Het doel is altijd om je bestaande systemen te ontsluiten via één centrale omgeving, niet om ze te vervangen.
Zeker. Dit komt veel voor bij bedrijven in de bouw, productie of logistiek. We bouwen dan een inlogsysteem op basis van een gebruikersnaam in plaats van een mailadres, met een admin-account dat toegang, rechten en wachtwoorden centraal beheert. Zo kan iedereen inloggen, ook zonder eigen bedrijfsmail.
Een kant-en-klaar platform is sneller op te zetten en werkt met een standaard licentiemodel, maar biedt minder flexibiliteit. Zodra je organisatie specifieke workflows, koppelingen of een structuur nodig heeft die buiten het standaardmodel valt, loop je tegen beperkingen aan. Een intranet op maat sluit volledig aan bij jouw processen en groeit mee zonder dat je afhankelijk bent van de roadmap of updates van een externe leverancier.
Absoluut. We bouwen elk intranet met groei in gedachten. Extra modules, nieuwe koppelingen, meer gebruikers of aanvullende functionaliteiten kunnen altijd worden toegevoegd zonder dat je opnieuw hoeft te beginnen.
Een intranet op maat is niet voor elke organisatie nodig. Voor kleine teams met eenvoudige communicatiebehoeften kan een standaardtool voldoende zijn, goedkoper en sneller beschikbaar. Maar er zijn duidelijke situaties waarin maatwerk de betere keuze is:
- Je organisatie werkt op een specifieke manier.
Als je medewerkers zonder mailadres hebt, in ploegendiensten werkt of specifieke goedkeuringsstructuren nodig hebt, past een standaardplatform vaak niet zonder omwegen. - Je wilt meerdere systemen ontsluiten.
Als je HR, roosters, ERP en documentbeheer wilt samenbrengen in één digitale werkplek, heb je een platform nodig dat specifiek voor die koppelingen is gebouwd. - Je wilt volledige controle over data en functionaliteit.
Met een intranet op maat bepaal je zelf welke functies er komen en wanneer, in plaats van te wachten op een leverancier.
Onze vuistregel: als je merkt dat belangrijke informatie mensen niet bereikt, of dat je team tijd verliest aan het zoeken naar de juiste documenten of contactpersonen, is het tijd om naar een intranet op maat te kijken.
Benieuwd wat er te automatiseren valt binnen jouw organisatie?
Laat je gegevens achter en we denken vrijblijvend met je mee. Binnen 1 werkdag een reactie.