Productkennis vastleggen: zo maak je je regels configurator-klaar

Dit artikel is een werkwijze, geen theorie. We laten zien welke soorten regels je nodig hebt, hoe je ze uit de organisatie haalt, hoe je ze vastlegt in een vorm waarmee een ontwikkelaar kan bouwen en waar het in de praktijk meestal misgaat.

In het kort

• Productkennis bestaat uit vijf soorten regels: opties, combinatieregels, berekeningen, prijsregels en outputregels.
• Begin bij echte orders, niet bij de catalogus. Juist foute en aangepaste orders laten zien welke regels ontbreken.
• Leg elke regel vast als als dit, dan dat, met een bron en een eigenaar.
• Toets de regels aan historische orders voordat de bouw begint.
• Begin met één productlijn en zorg dat de regels na oplevering door je eigen team te beheren zijn.

Waarom dit de lastigste stap is

Software bouwen is zelden het knelpunt in een configuratortraject. Het knelpunt is dat niemand de regels volledig kan opschrijven.

 
Een ervaren verkoper of werkvoorbereider weet precies wat wel en niet kan, maar die kennis is impliciet. Hij ziet dat een combinatie niet klopt, zonder dat hij daar ooit een regel voor heeft geformuleerd. Excel-calculaties bevatten wel berekeningen en prijzen, maar zelden de uitsluitingen. En de uitzonderingen staan nergens, behalve in de mailwisseling van een order van twee jaar geleden.

Dat is ook waarom orders fout gaan: in de offertefase controleert niemand systematisch of een combinatie maakbaar is. Hoe die fouten zich daarna door sales, orderverwerking en productie verplaatsen, lees je in waar een maatwerkorder misgaat.

De vijf soorten productregels

Vrijwel elke productregel valt in een van vijf categorieën. Als je per categorie inventariseert, mis je minder.

De eerste vier categorieën bepalen wat de klant ziet. De vijfde wordt het vaakst vergeten, terwijl die bepaalt of orderverwerking en productie echt minder werk hebben. Een configurator die een correcte prijs geeft maar geen bruikbare stuklijst, verplaatst het handwerk alleen.

Zo haal je de regels boven tafel

Het werkt het best in vijf stappen, in deze volgorde.

1. Begin bij echte orders

Verzamel een flinke set recente orders van de productlijn waarmee je begint, inclusief orders die na akkoord zijn aangepast, hersteld of geretourneerd. Loop per order na welke keuzes er zijn gemaakt en waarom. Foute orders zijn het waardevolst: elke fout wijst op een regel die nu nergens wordt afgedwongen.
 

2. Interview de mensen die de regels nu toepassen

Dat zijn meestal een verkoper, een werkvoorbereider of engineer en iemand die over prijzen beslist. Vraag niet alleen wat kan er?, maar vooral waarom kan dit niet? en wanneer maak je een uitzondering? Leg ze een paar echte orders voor en laat ze hardop redeneren. Zo komt impliciete kennis naar boven die in geen enkel document staat.
 

3. Leg elke regel vast in een regeltabel

Schrijf elke regel als als dit, dan dat, met een vast nummer, het soort regel, de bron en een eigenaar. Een spreadsheet is daarvoor prima. Het doel is niet een mooi document, maar een lijst die een ontwikkelaar één op één kan omzetten en die je team later kan controleren.
 

4. Toets de regels aan historische orders

Haal de orders uit stap 1 door de regeltabel. Komt een goede order er niet doorheen, dan is een regel te streng of ontbreekt er een uitzondering. Komt een foute order er wel doorheen, dan mist er een regel. Deze toets kost weinig tijd en voorkomt dat je de fouten pas na de bouw ontdekt.
 

5. Wijs een eigenaar aan voor het beheer

Productregels veranderen: nieuwe opties, andere leveranciers, aangepaste prijzen. Spreek af wie wijzigingen mag doorvoeren en wie ze controleert. Laat de regels in de configurator zo bouwen dat dit zonder ontwikkelaar kan, via een beheerpaneel in plaats van in de code.

Voorbeeld: een regeltabel

Een vereenvoudigd, fictief voorbeeld voor een maatwerk schuifpui. Dezelfde paneelregel zie je live terug in onze configurator-demo.

Let op R07: niet alles hoeft automatisch. Een goede regeltabel legt ook vast wanneer de configurator stopt en een mens het overneemt. Dat voorkomt dat je voor elke uitzondering complexe logica bouwt.

Uit de praktijk: Elektramat

Bij Elektramat, een elektrotechnische groothandel die groepenkasten op maat levert, zat de productkennis in de hoofden van specialisten, in Excel-sheets en in jarenlange ervaring.

 
Samen met hun team hebben we alle technische regels, afhankelijkheden en uitzonderingen doorlopen: welke componenten samen passen, welke combinaties niet zijn toegestaan en wat de regelgeving voorschrijft. Die logica staat nu in een beheerbare rule-engine. Als normen of assortiment veranderen, past Elektramat de regels zelf aan.

Waar het meestal misgaat

Deze valkuilen zien we het vaakst bij het vastleggen van productregels.

• Alles in één keer willen vastleggen. Het volledige assortiment inventariseren duurt lang en levert een configurator op die pas laat iets oplevert. Begin met de productlijn met de meeste fouten of het meeste offertewerk.
• Alleen de prijs uitwerken. Opties en prijzen zijn snel geïnventariseerd. Combinatie- en outputregels kosten meer moeite, maar daar zit de winst voor werkvoorbereiding en productie.
• Uitzonderingen als regel behandelen. Als een uitzondering bij een klein deel van de orders voorkomt, is een doorverwijzing naar een mens vaak beter dan extra logica.
• Regels hardcoded laten bouwen. Dan moet bij elke prijswijziging een ontwikkelaar ingrijpen. Vraag om een beheerpaneel waarin je team regels zelf aanpast.
• Stamgegevens niet op orde. Kloppen artikelnummers of stuklijsten in het ERP niet, dan stuurt een gekoppelde configurator die fouten alleen sneller door. Lees meer over koppelingen met je ERP.

Hoeveel regels je product heeft, bepaalt ook grotendeels de investering. In wat kost een productconfigurator lees je hoe complexiteit de prijs beïnvloedt.

Hoe wij dit aanpakken

Elk configuratortraject begint bij ons met het proces begrijpen: wat kiezen klanten, waar gaat het nu mis en welke regels gelden er.

 
Daarna bouwen we stap voor stap, zodat elke fase met echte orders getest kan worden voordat we verdergaan. Meer over die werkwijze lees je bij onze aanpak voor maatwerk productconfiguratoren.